Spedytorzy często zauważają, że większość ich czasu pracy, średnio około 60%, jest poświęcana na przygotowywanie i poprawianie wycen freightowych, zamiast na rzeczywistą realizację shipmentów lub inne produktywne działania.

‍

Czym jest:
Quoting we freight forwardingu oznacza proces:

‍

• wyszukiwania,
• weryfikowania,
• potwierdzania stawek freightowych

‍

pomiędzy shipperem, agentami i przewoźnikami dla konkretnego shipmentu.

‍

Jak to działa (obecnie):
W praktyce każde zapytanie ofertowe przechodzi przez wiele kanałów komunikacji:

‍

• maile,
• arkusze Excel,
• komunikatory typu WhatsApp.

‍

Spedytorzy ręcznie powtarzają te same czynności:

‍

• zbierają aktualne stawki,
• sprawdzają schedules,
• potwierdzają availability.

‍

Zanim odpowiedź zostanie przygotowana, część danych bywa już nieaktualna.

‍

Jedno zapytanie klienta często uruchamia całą serię dodatkowych zapytań pomiędzy:

‍

• agentami,
• przewoźnikami,
• działami operacyjnymi,
• partnerami zagranicznymi.

‍

Wiele osób pracuje równocześnie nad tym samym tematem, korzystając z częściowych i niesynchronizowanych danych. W rezultacie quoting stał się jednym z największych ukrytych źródeł nieefektywności w globalnym freight forwardingu.

‍

Przykłady:

• Na 100 zapytań ofertowych obsługiwanych przez spedytora średnio tylko około 6 kończy się rzeczywistym bookingiem. Oznacza to, że około 94% pracy związanej z przygotowaniem wycen nie generuje bezpośrednio przychodu.
• Standardowy czas odpowiedzi na quote w branży wynosi około 4–6 godzin. Dla porównania platforma Skypace potrafi wygenerować kompletną door-to-door wycenę w mniej niż minutę, często poniżej 40 sekund. Pokazuje to skalę różnicy pomiędzy procesem manualnym a zautomatyzowanym.

‍

Fakty:

• Badania branżowe wskazują, że około 60% czasu pracy handlowca freight forwardingowego jest poświęcane na przygotowywanie wycen i komunikację z nimi związaną.
• Oznacza to, że mniej niż połowa czasu pozostaje na:
  • customer service,
  • rozwój klientów,
  • działania o wyższej wartości biznesowej.
• Quote-to-booking conversion rate jest bardzo niski i wynosi średnio około 6%.
• Innymi słowy, na każde 100 wysłanych wycen jedynie około 6 kończy się potwierdzonym shipmentem, co pokazuje, jak duża część pracy quotingowej jest w praktyce marnowana.

‍

Błędne interpretacje:

• Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że szybsze przygotowywanie wycen oznacza konieczność obniżania cen lub „cutting corners”.
• W rzeczywistości szybkość zwiększa szansę zdobycia shipmentu bez potrzeby obniżania stawek.
• Szybka odpowiedź buduje zaufanie klienta i zwiększa prawdopodobieństwo bookingu, jednocześnie wykorzystując aktualne dane rynkowe.
• Nowoczesne systemy pokazują, że wyceny mogą być jednocześnie:
  • szybkie,
  • dokładne,
  • wiarygodne.
• Przykładowo silnik quotingowy Skypace osiąga dokładność pricingu na poziomie około 99%, udowadniając, że szybkość nie oznacza utraty jakości.

‍

Kto to rozwiązuje:
Rozwiązaniem jest automatyzacja i uproszczenie procesu quotingowego. Planning & Pricing Engine Skypace eliminuje tę nieefektywność poprzez:

• agregowanie live carrier rates,
• pobieranie aktualnych schedules,
• automatyczne uwzględnianie surcharges,
• walidację danych w czasie rzeczywistym,
• generowanie instant door-to-door pricing.

‍

Dzięki zaawansowanemu rate management system Skypace:

‍

• skrócił czas przetwarzania wycen o 85%,
• może obsługiwać ponad 20 000 quote requests na godzinę.

‍

To oznacza, że proces, który wcześniej wymagał:

‍

• godzin lub dni pracy,
• dziesiątek maili,
• ręcznej koordynacji,

‍

może zostać wykonany w kilka sekund. W rezultacie spedytorzy:

‍

• spędzają znacznie mniej czasu na powtarzalnej komunikacji quotingowej,
• mogą skupić się na obsłudze klientów i execution,
• zwiększają skuteczność sprzedaży.

‍

Klienci natomiast otrzymują:

‍

• szybkie,
• wiarygodne,
• aktualne wyceny niemal natychmiast,

‍

co znacząco zwiększa prawdopodobieństwo konwersji quote do rzeczywistego bookingu.