W tradycyjnych operacjach freightowych te same dane shipmentu są często przesyłane tam i z powrotem w dziesiątkach maili i dokumentów, co prowadzi do chaosu i marnowania czasu.

‍

Czym jest:
Problem wynika z praktyki wielokrotnego przesyłania:

‍

• stawek,
• harmonogramów,
• dokumentów

‍

pomiędzy wieloma stronami, zamiast aktualizowania jednego wspólnego źródła danych.

‍

Jak to działa:
Każda nawet drobna zmiana w shipmentcie, na przykład aktualizacja ETA lub zmiana portu, zwykle generuje:

‍

• nową wersję Excela,
• kolejny mail,
• nowy wątek komunikacji.

‍

Bez zsynchronizowanego systemu każdy uczestnik procesu pracuje na własnej wersji prawdy. W trakcie życia jednego shipmentu pięć stron wymieniających się mailami może bardzo łatwo stworzyć ponad 25 różnych wersji dokumentów. Jeśli przewoźnik ogłosi w ostatniej chwili zmianę cut-off time, zwykle uruchamia to kolejną falę:

‍

• maili,
• załączników,
• aktualizacji dokumentów,

‍

aby ponownie zsynchronizować wszystkie strony.

‍

Przykłady:

• W przypadku pojedynczego międzynarodowego shipmentu wycena lub booking często generuje bardzo długie wątki mailowe. Badania wśród logistics managers pokazują, że uzyskanie jednej wyceny zajmowało średnio 3 dni i wymagało nawet:
  • 50 maili,
  • 10 rozmów telefonicznych
  pomiędzy uczestnikami procesu.
• Wielu spedytorów raportuje, że typowy email chain związany z koordynacją shipmentu zawiera około 12–15 wiadomości, gdy aktualizacje i wyjaśnienia krążą pomiędzy:
  • shipperami,
  • origin agents,
  • przewoźnikami,
  • destination agents.

Fakty:

• Około 40% błędów operacyjnych we freight forwardingu wynika z version mismatches, sytuacji, w których ktoś pracuje na nieaktualnych danych, ponieważ jedna z kopii dokumentu nie została zaktualizowana.
• Email overload jest standardem branżowym. Analizy pokazują, że spedytorzy wysyłają i odbierają dziesiątki maili na jeden shipment, co zwiększa ryzyko:
  • pominięcia informacji,
  • błędów,
  • opóźnień.

Błędne interpretacje:

• Wiele osób uważa, że kopiowanie wszystkich uczestników procesu do każdego maila zwiększa przejrzystość. W praktyce często tylko pogłębia chaos.
• Każda odpowiedź typu „reply all” może tworzyć:
  • kolejną kopię dokumentu,
  • nowy równoległy wątek,
  • kolejną wersję danych.
• Bez jednego wspólnego punktu odniesienia nikt tak naprawdę nie ma pewności, które informacje są aktualne — mimo że skrzynki mailowe są pełne wiadomości.

‍

Kto to rozwiązuje:
Rozwiązaniem jest zastąpienie rozproszonej komunikacji wspólnym collaborative workspace działającym w czasie rzeczywistym. Collaborative Workspace od Skypace realizuje właśnie takie podejście:

‍

• wszystkie dane shipmentu,
• rozmowy,
• dokumenty,
• aktualizacje

‍

znajdują się w jednej zsynchronizowanej platformie dostępnej dla wszystkich uczestników procesu. Zamiast pięciu osób utrzymujących pięć wersji Excela, wszyscy pracują na tych samych aktualnych danych. Nowoczesne platformy logistyczne centralizujące informacje tworzą jedno uporządkowane środowisko, w którym:

‍

• wszystkie dokumenty,
• statusy,
• zmiany

‍

są przechowywane w jednym miejscu. W systemie Skypace:

‍

• booking details,
• plany transportowe,
• Bill of Lading,
• dokumentacja shipmentu

‍

stanowią część jednego zunifikowanego rekordu. Każda zmiana wykonana przez jedną stronę, na przykład aktualizacja delivery date, jest natychmiast widoczna dla wszystkich pozostałych uczestników.

‍

To znacząco:

‍

• redukuje liczbę maili,
• eliminuje konieczność ręcznego scalania informacji z wielu wątków,
• ogranicza błędy wynikające z niespójnych danych.

‍

Dzięki pracy w jednym współdzielonym workspace spedytorzy i ich partnerzy mogą skupić się na execution, mając pewność, że wszyscy pracują na najnowszych informacjach.